Ajutați dezvoltarea site -ului, împărtășind articolul cu prietenii!
Mutarea unui birou este complicată. Cu atâtea lucruri de făcut, este ușor să treceți cu vederea sarcinile mai mici, dar vitale. Pentru a vă menține biroul în mișcare, asigurați-vă că aveți o listă de verificare a sarcinilor esențiale pentru a vă ajuta să vă deplasați la birou și utilizați următorul ghid al listei de verificare, care vă va asigura că nimic nu va fi lăsat desfăcut.
Clienți și clienți
Este o idee bună să informați mai întâi baza dvs. de clienți despre mutare, de preferință cu cel puțin o lună înainte ca mutarea să aibă loc. Furnizați informații despre noua locație, fie prin trimiterea unei scrisori oficiale sau a unui e-mail cu o hartă atașată sau atașată tuturor din baza de date a companiei dvs. Sau, în cazul unui magazin de vânzare cu amănuntul, puneți o hartă și un semn de notificare pe ușa din față și furnizați un mic fluturaș cu fiecare achiziție. Publicați informațiile pe pagina dvs. de web cu instrucțiuni ușor de urmat și orice informații care îi vor face pe clienții dvs. să revină - aceasta ar putea include o vânzare „mutare” sau o petrecere oficială de deschidere.
De asemenea, ar trebui să anunțați clienții dvs. dacă veți închide deloc în timpul mutării sau vă veți reduce orele - aceasta va fi o notificare critică pentru a vă asigura că clienții nu sunt frustrați dacă ușa este blocată. Știind din timp când veți fi deschis pentru afaceri, veți economisi o mulțime de apeluri telefonice de la clienții dvs. și îi va împiedica să meargă la concurentul dvs. pentru service. Cu alte cuvinte, anunțați-vă clienții planul de servire a acestora în timpul tranziției.
Furnizori de servicii, furnizori și agenții guvernamentale
Notificați serviciile și furnizorii pe care compania dvs. îi folosește în mod regulat. Poate include o companie de imprimante, curierat, magazin de articole de birou sau furnizor de servicii de internet.
Bănci și asigurări
Băncile vor solicita notificarea mai devreme - va trebui să schimbați adresa cecurilor companiei, apoi să imprimați cecurile și să anunțați companiile de carduri de credit și orice alte instituții financiare sau furnizori de servicii. Puteți decide că compania dvs. ar beneficia de transferul conturilor de afaceri de la o bancă la alta sau de la o sucursală la alta - discutați cu reprezentantul dvs. bancar despre serviciile disponibile în noua locație / cartier.
De asemenea, companiile de asigurări trebuie să fie notificate devreme. Va trebui să evalueze noul spațiu și să vă ofere o estimare nouă, dacă este cazul. Acesta este un moment excelent pentru a vorbi cu asigurătorul dvs. despre mutarea asigurărilor și despre ce veți avea nevoie pentru a vă asigura că biroul dvs. este protejat.
Schimbați mesajele telefonice primite
Împreună cu actualizarea informațiilor despre companie și a materialelor de marketing, există și alte modalități prin care vă puteți asigura că publicul află despre viitoarea mutare. Adăugați o notificare la robotul telefonic / serviciul de mesagerie vocală, indicând data mutării, locul în care vă mutați și modul în care acest lucru ar putea afecta serviciul. Asigurați-vă că furnizați informații de contact pentru acei clienți care ar putea avea probleme specifice.
Solicitați angajaților să schimbe, de asemenea, linia de mesagerie vocală directă a biroului cu informații despre mutare și noua adresă. Din nou, este o modalitate ușoară de a reaminti contactelor despre mutare și de a informa cei care nu se află în baza de date de contact despre schimbare.
Schimbați-vă linia de semnătură
Adăugarea unei notificări în linia de semnătură a e-mailului pentru toți angajații asigură faptul că fiecare e-mail trimis îi va aminti receptorului viitoarea mutare. Acesta este un mod excelent de a ajunge la persoane care nu se află în lista de contacte a companiei.
Corespondența de ieșire a ștampilei
Achiziționați o ștampilă roșie cu mențiunea „Notă adresă nouă” - aceste timbre pot fi achiziționate de obicei de la un magazin de articole de birou. Ștampilați anteturi actualizate pentru a vă asigura că destinatarii sunt la curent cu schimbarea adresei. Rețineți că este posibil ca acest pas de notificare să nu fie aplicabil decât după finalizarea mutării.
Telefon
Acesta ar trebui să fie primul utilitar pe care îl contactați cu privire la mutarea dvs. - doriți să vă asigurați că afacerea dvs. rămâne deschisă în timpul mutării sau că există cât mai puține întreruperi posibile. Anunțați compania de telefonie când este mutarea și solicitați ca telefoanele să fie instalate și gata să funcționeze în noua locație cu o zi înainte de data mutării. Acest lucru vă asigură că sistemul funcționează în prima zi în noua locație.
Solicitați companiei să înființeze un sistem de redirecționare a apelurilor în vigoare în ziua mutării dvs. În cazul în care compania dvs. schimbă numerele de telefon, atunci solicitați adăugarea unei recomandări la numărul dvs. vechi, comunicând apelantilor schimbarea numărului de telefon. După ce v-ați mutat, este o idee bună să vă apelați numărul vechi pentru a vă asigura că serviciul este în poziție. De asemenea, asigurați-vă că noul număr de companie și adresa dvs. sunt actualizate în următoarea agendă telefonică și director.
Conturi de poștă, e-mail și rețele sociale
Notificați oficiul poștal despre mutarea dvs. și aranjați să primiți e-mailul pentru câteva luni după mutare. După cum sa menționat anterior, adăugați o notificare de mutare la liniile de semnătură ale angajaților înainte de mutare și, de asemenea, după mutare; după mutare, semnătura trebuie să solicite destinatarului să noteze schimbarea adresei și a informațiilor de contact. Companiile obișnuite de curierat care ridică și livrează colete la biroul dvs. ar trebui, de asemenea, să fie notificate cu privire la schimbarea adresei și la orice modificare a serviciilor.
