Ajutați dezvoltarea site -ului, împărtășind articolul cu prietenii!
Mutarea afacerii dvs. într-o nouă locație de birou este un proces în mai mulți pași care necesită o planificare atentă și mai mulți pași de pregătire. La fel ca în cazul oricărui proiect mare, cel mai bine este să împărțiți volumul de muncă și să atribuiți sarcini specifice diferiților angajați. Începerea timpurie a procesului și menținerea unei comunicări deschise și frecvente sunt cheile unei mișcări de succes și mai puțin stresante.
Creați o cronologie
Creați o cronologie care să includă toate etapele esențiale ale mișcării dvs. Pentru a vă asigura că programul este fezabil, discutați planul cu toți membrii echipei implicați în mutare. Fii realist cu privire la cât timp vei avea nevoie. Un birou mic poate avea nevoie de cel puțin trei luni pentru a se pregăti, în timp ce un birou mediu spre mare poate avea nevoie de planificare pentru șase până la opt luni sau mai mult. În orice caz, cheia este să începeți cât mai devreme posibil.
Proiectează spațiul nou
Următorul pas este colectarea tuturor informațiilor disponibile despre noul spațiu. Încercați să obțineți planuri sau un plan de podea, astfel încât să puteți identifica componentele cheie, cum ar fi prizele electrice și spațiul de depozitare, și să începeți proiectarea noului aspect de birou. De asemenea, este o idee bună să aveți un plan general de amenajare pentru spațiul dvs. curent, astfel încât să puteți compara cele două. Dacă există zone în biroul actual care nu funcționează, identificați-le acum, astfel încât aceleași probleme să poată fi evitate în noul dvs. spațiu.
În plus, faceți o listă cu potențialele probleme cu noul spațiu, cum ar fi o zonă de recepție mai mică sau o capacitate de stocare mai mică sau poate un spațiu deschis mai mare care necesită mai multe cabine sau pereți temporari. Poate fi necesar să angajați dulgheri, pictori, electricieni, instalatori de sisteme sau alți profesioniști pentru a construi pereți, a adăuga cabluri sau a face modificări cosmetice înainte de a vă muta.
Construiește-ți echipa de mișcare
Pentru birourile medii spre mari, desemnați pe cineva (sau cereți voluntari) din fiecare departament sau divizie pentru a-și coordona zona specială. Acest lucru poate fi atribuit supraveghetorului sau managerului departamentului, care se poate asigura apoi că fiecare angajat își asumă responsabilitatea pentru ambalarea biroului, a dosarelor și a obiectelor personale. Pentru birouri mai mici, este posibil să fiți pe cont propriu. Dacă da, identificați câteva persoane cheie care ar putea ajuta la coordonarea mutării.
Echipa dvs. vă poate ajuta, de asemenea, la identificarea problemelor actuale cu spațiul vechi și la găsirea soluțiilor posibile pentru noul birou. Aceasta este o modalitate excelentă de a încorpora alte puncte de vedere și de a obține consensul în mișcare, mai ales dacă unii angajați nu susțin schimbarea.
Organizați întâlniri regulate
În programul dvs., stabiliți întâlniri regulate pentru a discuta mutarea și progresul acesteia cu toți angajații. Este important să țineți pe toți informați și să vă faceți timp pentru a răspunde preocupărilor și comentariilor angajaților. Mutarea este stresantă pentru toți cei implicați și poate fi mai stresantă dacă deciziile nu sunt comunicate în mod adecvat.
Determinați-vă bugetul
Dacă aveți alocată o anumită sumă bugetară pentru mutarea dvs., este important să identificați costurile înainte de a angaja mutatori sau chiar înainte de a împacheta prima cutie.
Atribuiți sarcini
Solicitați echipei dvs. în mișcare să creeze o listă de sarcini care trebuie finalizate în săptămânile dinaintea mutării și asigurați-vă că sarcinile critice sunt adăugate la cronologie / program. Întrebați fiecare manager de departament sau supraveghetor ce este necesar din zona lor, care poate include furnizori de servicii de specialitate, cum ar fi instalatorii de linii telefonice sau specialiștii în rețele de calculatoare. De asemenea, asigurați-vă că sunt acoperite zonele comune, cum ar fi zona de recepție, holul și spațiile de depozitare.
Angajați Movers
Angajarea de mutori este una dintre cele mai critice sarcini ale mutării unei afaceri și există companii care se mută, specializate în mutări de birouri. Ca orice mutare de uz casnic, este important să vă asigurați că compania este fiabilă și că primiți cel mai bun serviciu pentru cost. Faceți-vă cercetările, puneți întrebările corecte și cereți companiei să vină la biroul dvs. pentru a vă evalua mutarea.
Această sarcină poate fi atribuită unei singure persoane sau grupuri sau câtorva persoane diferite, fiecare apelând anumite companii și apoi comparând note. În orice caz, începeți devreme pentru a vă asigura că obțineți cel mai bun preț și că vă potriviți nevoilor dvs.
Faceți o listă de contacte
O listă de contacte vă asigură că toți cei cu care faceți afaceri, inclusiv furnizorii și clienții, știu că vă mutați. Este o idee bună să atribuiți această sarcină unei persoane care să o supravegheze pentru a preveni căderea contactelor prin crăpături. Notificarea clienților și a clienților necesită comunicări specifice despre noua dvs. locație și despre modul în care va funcționa afacerea în timpul mutării. Astfel de informații sunt esențiale pentru a vă asigura că clienții dvs. nu merg în altă parte pentru serviciile dvs.
